Contexte
Une grande entreprise du secteur financier a entrepris une transformation organisationnelle afin d’améliorer la gestion de son portefeuille de projets au sein d’une de ses vice-présidences L’objectif était d’implanter une gouvernance agile et incrémentale inspirée du cadre SAFe (Scaled Agile Framework) pour améliorer la priorisation et la gestion des projets liés à l’architecture d’entreprise. Le projet s’étendait sur une période de six mois.
Objectifs du mandat
Implanter une gouvernance agile pour mieux prioriser et gérer les projets du portefeuille de l’architecture d’entreprise, tout en optimisant la gestion budgétaire grâce à un suivi rigoureux. Accompagner les équipes dans la priorisation des tâches et des projets en cours et à venir, pour assurer une meilleure cohérence dans l’exécution.
Améliorer la gestion du changement en participant activement aux stratégies de transformation, tout en orchestrant les interdépendances entre les différents portefeuilles et projets. Enfin, assurer une reddition de compte efficace auprès du gestionnaire responsable et des comités de direction.
Déroulement du projet
1. Diagnostic initial
Un état des lieux a été réalisé afin de cerner les défis rencontrés dans la gestion actuelle du portefeuille. Parmi les enjeux identifiés : un manque de visibilité sur l’ensemble du portefeuille et sur l’avancement des projets, une difficulté à prioriser les initiatives en fonction des ressources disponibles et des objectifs stratégiques, ainsi qu’un processus de gouvernance non standardisé, générant délais et inefficacités.
2. Conception et mise en place de la nouvelle gouvernance
Un processus standardisé a été élaboré pour structurer les comités de suivi, directeurs et exécutifs. Une preuve de concept a été menée pour l’utilisation de Kanban dans le suivi des projets du portefeuille. La participation à un atelier Kaizen a permis d’améliorer la priorisation des demandes. Une reddition de compte mensuelle consolidée a été mise en place pour assurer un meilleur suivi de l’état d’avancement, tandis qu’une gestion plus fine de la capacité des secteurs impliqués a permis d’optimiser l’exécution des projets.
3. Coaching et encadrement des équipes
Conseils aux gestionnaires sur les meilleures stratégies d’exécution des projets. Suivi et adaptation des nouvelles priorités émises par les architectes d’entreprise.
4. Suivi de la performance et améliorations
Analyse des indicateurs de performance du portefeuille pour recommander des pistes d’amélioration. Participation à la constitution d’une roadmap annuelle définissant les grandes étapes et priorités du portefeuille. Présentation des avancées du projet aux comités exécutifs et directionnels.
Résultats Clés
✅ Standardisation des processus de gouvernance et de priorisation des projets.
✅ Optimisation de la gestion budgétaire et meilleure visibilité sur l’utilisation des ressources.
✅ Réduction des délais de prise de décision grâce à une gouvernance plus efficace.
✅ Amélioration de la communication entre les équipes et la direction.
Facteurs Clés de Succès
- Approche agile et itérative permettant des ajustements rapides en fonction des réalités du terrain.
- Collaboration étroite avec les équipes terrains et les gestionnaires pour assurer un alignement stratégique.
- Suivi rigoureux des indicateurs de performance, permettant une amélioration continue du portefeuille et de sélectionner les bonnes priorités.
- Implication active des parties prenantes, garantissant une meilleure adhésion au changement.
Leçons apprises et recommandations
Outils visuels
Miser sur des outils visuels (Kanban, tableaux de suivi) pour favoriser la transparence et l’efficacité.
Gestion du changement
Anticiper les résistances au changement en intégrant des stratégies de gestion du changement dès le début du projet.
Implication de la direction
S’assurer d’une implication continue de la haute direction pour maintenir l’élan et l’engagement autour de la transformation.
Implantation progressive
Favoriser une approche progressive pour l’implantation des nouvelles pratiques, afin de faciliter leur adoption.
Conclusion
Le projet a permis à cette grande entreprise du secteur financier de structurer et d’optimiser sa gestion de portefeuille de projets en mode agile. Grâce à l’application des principes SAFe et à l’implantation de nouvelles pratiques de gouvernance, l’organisation a gagné en efficacité et en clarté dans la gestion de ses initiatives stratégiques.
Cette approche a jeté les bases d’une gestion plus performante et adaptable, assurant une meilleure répartition des ressources et une capacité accrue à répondre aux priorités changeantes du secteur des services informatiques.