Contexte
Un programme de modernisation d’équipements technologiques et de réaménagement de salles d’audiences a été mis en place afin d’améliorer le système judiciaire en réduisant les déplacements des personnes incarcérés, en facilitant les échanges entre les partenaires pénaux et en optimisant les délais de comparution.
Objectifs du mandat
Le mandat, d’une durée de six mois (août 2020 à janvier 2021), a été réalisé à titre de chef de programme. Ce vaste programme de modernisation mobilisait environ 20 000 jours-personne et s’appuyait sur un budget de 70 millions de dollars. Plusieurs ministères et organismes publics étaient impliqués, rendant la coordination stratégique essentielle à sa réussite.
Défis et enjeux avant l’intervention
- Une gouvernance insuffisante menant à un manque de coordination entre les parties prenantes.
- Des problèmes de planification et de suivi des échéanciers.
- Une absence de structure claire pour la gestion des risques et des enjeux interorganisationnels.
- Une difficulté à assurer l’alignement des objectifs du projet avec les besoins des parties prenantes.
Approche de redressement
1. Renforcement de la gouvernance
Un comité de direction unifié a été mis en place afin de rassembler tous les intervenants des secteurs concernés, favorisant ainsi une vision partagée et une prise de décision cohérente. Ce cadre de gouvernance solide a permis d’assurer un suivi rigoureux des décisions et d’améliorer la communication entre les parties prenantes. Parallèlement, les rôles et responsabilités de chacun ont été clarifiés, assurant une meilleure coordination et une responsabilisation accrue des acteurs impliqués dans le programme.
2. Optimisation de la gestion de projet
Des processus de gestion alignés sur les meilleures pratiques ont été élaborés et implantés afin de structurer efficacement l’avancement du programme. L’utilisation d’outils comme Microsoft Project et des tableaux de bord de performance a permis un suivi rigoureux des étapes clés. En parallèle, les mécanismes de gestion des risques ont été renforcés, notamment en tenant compte des enjeux inter-organisationnels, afin d’anticiper les obstacles et de soutenir une exécution plus fluide du programme.
3. Suivi et contrôle de l’avancement
Des rencontres périodiques ont été organisées avec les équipes de projet et les parties prenantes afin de maintenir un alignement constant sur les objectifs et les livrables. Des indicateurs de performance clairs ont été définis pour assurer un suivi précis de l’avancement et de la qualité du programme. Enfin, des rapports d’avancement détaillés ont été produits et partagés régulièrement avec les instances concernées, favorisant une transparence et une communication soutenue tout au long du mandat.
4. Planification et organisation des travaux
Les activités du programme ont été structurées en tenant compte des ressources humaines, matérielles et financières disponibles, assurant ainsi une exécution réaliste et maîtrisée. La coordination avec les autres projets ministériels et les partenaires externes a permis de gérer efficacement les interdépendances. Un plan de transfert de connaissances a également été mis en place afin de garantir la continuité des opérations une fois le projet terminé.
Leçons apprises et recommandations
Gouvernance renforcée
Une structure claire a été mise en place pour faciliter la prise de décision et améliorer la communication entre les intervenants.
Déploiement structuré
L’implantation des mesures pérennes s’est poursuivie selon un calendrier clair.
Maîtrise des risques
L’approche rigoureuse de suivi et d’intervention a permis de limiter les impacts négatifs des enjeux interorganisationnels.
Objectifs partagés
Les besoins des parties prenantes ont été pris en compte de manière harmonisée.
Conclusion
Cette intervention a permis de rétablir la trajectoire d’un programme stratégique essentiel à la modernisation du système judiciaire. En solidifiant la gouvernance et la communication entre les multiples intervenants, en optimisant la planification et en assurant un suivi rigoureux, j’ai contribué à la remise sur pied de ce programme et à la concrétisation d’un projet bénéfique pour l’ensemble du système judiciaire et ses usagers.