Contexte
Un important groupe œuvrant dans le secteur de la construction immobilière, et possédant plusieurs filiales, souhaitait structurer ses opérations de projet afin de mieux gérer la complexité croissante de ses initiatives, tant sur le plan des chantiers majeurs que des projets de transformation organisationnelle. L’organisation faisait face à une absence de cadre unifié pour prioriser, coordonner et piloter ses projets stratégiques.
Objectifs du mandat
La direction a mandaté un conseiller pour implanter un Bureau de projet corporatif en l’espace de quelques mois, avec l’objectif clair de professionnaliser la gestion des projets à l’échelle de l’ensemble du groupe.
La portée du projet comprenait une estimation totale de 15 000 jours-personne, avec un budget global dépassant les 10 M$. Le conseiller a été impliqué à temps complet pendant une période de 3 mois afin de garantir une gestion efficace et de respecter les délais et objectifs fixés.
Objectifs poursuivis
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Structurer la gouvernance des projets de construction et de transformation.
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Aligner les pratiques avec les standards reconnus en gestion de projet et en agilité.
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Mobiliser les équipes autour d’une vision commune de gestion des projets.
Interventions clés
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Élaboration de l’offre de service complète du nouveau Bureau de projets.
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Mise en place de la structure de gouvernance (rôles, comités, mécanismes de suivi).
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Création de la structure organisationnelle et des descriptions de postes.
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Déploiement du processus de gestion de portefeuille (construction et transformation).
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Définition du branding de la nouvelle unité administrative.
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Implantation d’initiatives de mobilisation (ex. : « Bon coup de la semaine »).
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Planification et arrimage de trois sous-projets majeurs (voir ci-dessous).
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Accompagnement des équipes dans l’appropriation des pratiques agiles.
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Prise en charge de la gestion du changement à tous les niveaux.
Une orchestration stratégique des projets satellites
L’implantation du Bureau de projets s’est déroulée dans un contexte complexe, marqué par le déploiement simultané de trois initiatives majeures : l’ERP, l’EPM et le BIM. Afin de maintenir une cohérence globale, un important travail d’orchestration a été mené, visant à aligner les phases de formation, harmoniser la gestion du changement, et synchroniser les processus d’affaires entre les différents projets.
Cette approche intégrée a permis de consolider la gouvernance dans un modèle unifié, favorisant les synergies et réduisant les redondances. En misant sur une coordination étroite et sur une vision globale, l’organisation a pu bâtir une structure durable, mieux outillée pour gérer la complexité et évoluer avec agilité.
Implantation BIM
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Objectif : Transformation des pratiques de conception et de gestion de projet par la modélisation (BIM).
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Actions clés : Analyse des besoins, planification des cohortes de formation, implantation des processus BIM, gestion du changement.
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Impact : Amélioration de la coordination et réduction des erreurs en phase de construction.
Implantation d’Enterprise Project Management (EPM 2013)
- Objectif : Normalisation de la gestion de projet via l’implantation de Microsoft EPM.
- Actions clés : Analyse des besoins utilisateurs, implantation des processus, formation, coordination inter-équipes.
- Impact : Visibilité accrue sur l’ensemble des projets et amélioration de la rigueur d’exécution.
Implantation ERP
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Objectif : Remplacement du système de mission par un ERP intégrant 6 modules critiques (Finance, Maintenance, Construction, etc.).
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Actions clés : Planification du déploiement des modules, coordination avec le fournisseur, coordination avec les équipes internes affaires et TI.
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Impact : Amélioration de la performance financière, meilleure intégration opérationnelle.
Valeur stratégique de l’intervention
Le Bureau de projets a été implanté avec succès en moins de 90 jours, dans un contexte de transformation rapide et complexe. L’orchestration des trois sous-projets a permis :
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Optimiser les interdépendances entre projets technologiques, humains et métiers.
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Assurer une reddition de comptes consolidée à la haute direction.
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Créer une architecture organisationnelle pérenne et adaptée à la croissance future.
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Installer une culture projet forte et alignée, à tous les niveaux de l’entreprise.